Conseils

Préparez votre rentrée numérique : les indispensables

Ca y est, l’heure de la rentrée a sonné ! Pour préparer votre retour au travail, le commencement d’une nouvelle année d’étude et repartir sur de bonnes bases, l’agence Creative ALFA vous propose X applications pour repartir du bon pied.

Triez vos mails

Entre les sollicitations reçues pendant vos congés, les mails ouverts laissés de côté pour mettre la main sur un identifiant ou un document essentiel, votre boîte mail explose.

A l’argument de l’ordre et du rangement s’ajoute celui de l’environnement. On le sait désormais tous : l’envoi et la conservation d’e-mails ont un impact immédiat sur la production de CO2 (serveurs informatiques, électricité, etc). Sachez cependant que conserver vos mails n’est pas le problème majeur. C’est bien le fait de les rendre disponibles à la consultation qui engendre une consommation d’énergie (restitution de contenu).

Si vous êtes curieux de connaître l’impact de vos mails, jetez un oeil au calculateur en ligne de Cw Jobs (en anglais).

Si vous ne parvenez pas à vous lancer, rassurez-vous. Il existe une multitude d’outils très efficaces pour y voir plus clair dans le tri de ses mails. Nous décidons de faire l’impasse sur les solutions payantes pour vous proposer uniquement des applications gratuites.

CleanFox : la solution française pour trier vos mails

Cette problématique d’accéder à vos mails pour les trier entraîne fatalement celle de la protection des données. En ce sens, il est recommandé de se tourner vers une solution européenne (et en l’occurrence française) comme CleanFox.

Cette société (soumise aux lois RGPD européennes) garantit l’anonymisation de vos e-mails pour ne conserver que des données relatives à leurs statistiques.

  • Connectez votre boîte (vous pouvez connecter plusieurs boîtes mails)
  • L’analyse de votre boîte se lance
  • Choisissez quelles newsletters doivent être supprimées définitivement en swipant (glissant) à gauche – vous serez alors désinscrit
  • En glissant vers le haut, la newsletter sera simplement supprimée
  • A droite, le mail et l’abonnement seront conservés
  • CleanFox collecte les données des sociétés émettrices des newsletter à des fins statistiques (modèle économique de cette app gratuite)

Si vous êtes méfiant quant à l’utilisation d’une application tierce capable de lire vos e-mails, vous reste alors le tri manuel.

Exportez vos mails depuis Gmail

Le meilleur moyen de repartir sur de bonnes bases avec votre boîte e-mail est celui d’exporter vos mails et de les enregistrer sur un stockage externe (clé USB, disque dur externe). Gmail détaille ici la procédure très simple et rapide.

Si vous utilisez une autre messagerie, des fonctionnalités semblables sont généralement proposées. Les utilisateurs de boîtes Orange devront se tourner vers des tutoriels réalisés par d’autres utilisateurs.

Triez ses fichiers sur Windows et Mac OS

Il existe une quantité astronomique de programmes facilitant le nettoyage des PC. Windows possède d’ailleurs sa solution native.

Supprimer des fichiers temporaires

Pour l’utiliser, pressez la touche Windows ÿ et entrez les premières lettres de Storage Sense (ou Paramètres de Stockage). Cliquez ensuite sur “Fichiers Temporaires“. Laissez le temps au programme d’analyser le contenu de vos fichiers puis sélectionnez ce que vous souhaitez définitivement supprimer.

Nettoyer son PC avec des programmes

En ce qui concerne les programmes sous Windows, nous ne saurions que trop vous recommander les versions gratuites de CCleaner et de Ashampoo WinOptimizer. Ces programmes conviennent parfaitement à la suppression de programmes et aux nettoyages poussés de nos machines.

Nettoyer efficacement son Mac

A la différence de Windows, Mac OS dispose de solutions de nettoyage natives très efficaces. Outre ces solutions clés en main, les meneurs du marché demeurent Clean My Mac (attention, la version gratuite reste limitée) et CCleaner pour leur convivialité d’utilisation. Pour les utilisateurs les plus expérimentés, OnyX  est la référence des utilisateurs en ce qu’il permet (gratuitement) de maintenir votre Mac très exhaustivement (configuration des paramètres cachés du Finder et d’applications natives de Mac OS, application légère adaptée pour les anciennes versions).

Organisez vos fichiers sur PC

Si vous êtes de ceux qui se contentent bien de laisser leurs fichiers dans le dossier des Téléchargements pendant des semaines  en espérant pouvoir les trier un jour, voici quelques programmes qui pourraient vous aider pour cette rentrée 2022.

Programmez des actions automatiques avec File Juggler (Windows, anglais)

Si vous êtes à votre aise en anglais, le programme File Juggler permet de programmer des comportements types (si… alors…).

Pour exemple, vous souhaitez bouger tous les fichiers .PDF de votre dossier Téléchargements vers un dossier spécifique.

 

Facilitez votre travail avec des applications optimisées

Une fois le grand ménage effectué sur vos appareils, vous n’aurez plus qu’à choisir la solution la plus adaptée à votre métier.  Voici les petits préférés de l’agence.

Suivi de projets et travail en équipe :

  • Trello

A l’instar de Planyway, Trello est un outil de gestion. Devenu incontournable, il fonctionne avec des colonnes et des cartes. Chaque carte peut-être labélisée. Vous pouvez y ajouter des collaborateurs, une date limite, du texte, des pièces-jointes, des image ; bref : la force de Trello réside dans sa souplesse en faisant un outil adapté à de nombreux secteurs d’activité.

  • Suite Google

Nous le recommandions déjà dans notre article 4 étapes pour la création de votre site internet  : les outils collaboratifs en ligne Google sont tout simplement devenus nécessaires pour bon nombre d’entreprise. Microsoft propose la même chose en l’intégrant au logiciel Teams.

  • OneNote

L’idée de OneNote est de centraliser et ordonner toutes vos idées. Produit issu de Microsoft Office, il est un bloc-notes numérique synchronisé avec toute la suite (Word, PowerPoint, etc). Dans une même interface, vous pouvez ainsi insérer des images, dessiner sur ces dernières et partager vos notes avec vos collègues.

Réunions et travail collaboratif :

Après ces deux années passées à chercher la solution idéale pour mener à bien leurs réunions à distance, certains n’ont toujours pas trouvé le programme parfait. Aux incontournables Zoom et Google Meet, nous ajoutons donc :

  • TeamViewer

Une solution solide pour le partage d’écran et les réunions à distance. Disponible sur tous les systèmes d’exploitation (y compris Raspberry ou Linux !), TeamViewer est disponible dans une version extra-légère puisque portable (installez et lancez l’application depuis une clé USB).

Veille et recherche : Pocket

Pour ceux qui doivent collecter des informations un petit peu partout sur la toile, quelques solutions de curation efficaces vous attendent pour la rentrée :

Flint est un robot qui explore Internet et sélectionne pour vous les articles et les contenus qui vous intéressent. Choisissez quels contenus vous intéressent, la fréquence à laquelle vous souhaitez recevoir votre sélection et Flint s’occupe de tout. A force de l’utiliser, l’outil deviendra plus performant encore et vous proposera du contenu toujours plus pertinent.

  • Pocket

Pocket est axé sur la lecture pour des voyageurs réguliers. Vous pouvez sauvegarder le contenu que vous souhaitez conserver ou le lire plus tard. Vous pouvez également écouter ce contenu puisque l’application dispose d’une fonction lecture à voix haute.

Si vous êtes abonné à des grands journaux comme le Guardian, vous avez également la possibilité de centraliser vos abonnements sur l’application.  L’interface est pensée pour reposer les yeux.  Seul bémol pour les non-anglophones : la fonction découvrir vous laissera de marbre puisqu’elle ne propose que des contenus en anglais.

Mot de passe et sécurité :

Qui ne s’est jamais retrouvé avec un ordinateur de travail planté sans possibilité de synchroniser ses mots de passe et ainsi de travailler ? En utilisant des gestionnaires,  vos codes constituent un trousseau. Votre entreprise peut ainsi raisonner en trousseaux individuels et ne vous affecter l’accès qu’à un certains nombre d’outils.

  • DashLane

Sans aucun doute le plus connu de tous, DashLane (version gratuite) vous permet d’enregistrer jusqu’à 50 mots de passe. Il permet également de générer des mots de passe aléatoires et sécurisés et de pré-remplir les formulaires en ligne (identité, adresse, etc). Si des navigateurs comme Chrome ou Firefox proposent déjà cette fonctionnalité, rien ne garantit la sécurité de votre compte Google. Le compte Dashlane constitue donc une sécurité supplémentaire en cas de piratage.

  • LastPass

Même principe pour LastPass qui, dans sa version gratuite, se limite à un seul appareil.

Préparer votre rentrée numérique : conclusion

Si certaines applications se distinguent de part leur renommée et leurs fonctionnalités, il est évident que certaines ne seront pas pertinentes pour votre reprise.

La rentrée est le moment idéal pour échanger avec vos collaborateurs sur vos véritables besoins et les outils dont vous auriez la nécessité pour cette année à venir. Le tout, vous l’aurez compris, nécessite cependant d’avoir connaissance du paysage global et des possibilités qu’offrent aujourd’hui ces applications pour votre entreprise.

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